災害で事業が停止したとき初めに行うべき行動とは？～安否コールのご案内

震災発生！

総務は、被災地の安否を確認するため、
事業所に電話をするものの、電話は不通。
小さな地方の営業所とはいえ、
そこには数名の社員が常駐しています。

何度も何度も、営業所、各社員の携帯に連絡を入れるも、
電話は相変わらずつながりません。
メールを送ったものの返信はなし。

その会社は、災害1日目、連絡担当の社員を電話に張り付けたものの、
被災地との連絡は結局とることができませんでした。

 

これは、ある大規模災害時、一部上場企業で起こった事実です。

大規模災害が多発する日本で、今、BCP（事業継続計画）の策定が求められています。
地震などの災害においては、災害時の対応はもちろんですが、
被災地でいかに早く事業を再開できるかが、企業の生命線となります。

なぜならば、事業が止まっていても、固定費の支払いは避けることができません。
製造も、販売もできない状態が長く続くと、事業資金は底をつき、倒産に追い込まれてしまいます。
特に、中小企業においては、そのリスクは高いと言わざるを得ません。

 

災害時に最優先すべき事項

その際に、現地における社員の安否確認は、何よりも優先すべき事項となります。
しかし、冒頭の事例のように、

• 大規模災害においては、電話回線は止められてしまう
• 停電がおこり、パソコンを開くことが難しい
• 携帯電話の電池も限りある電源であり、現地ではオフにされていることも多い

という事もあり、安否確認が数分遅れると、数日がかりの作業になってしまいます。

1対1の電話では・・・

しかも、電話による安否確認は、あくまで1対1です。
営業所で安否の取りまとめができていればいいのですが、
本社ではいつつながるかわからない電話をかけ続け、
やっと電話がかかったと思ったら、誰も出られない状態だった、
なんていう事もあるようです。

携帯電話においても、やっと一人の安否が確認できたと思いきや、
次の一人に電話がつながるのはいつになるやら。
とてもではありませんが、系統だったやり取りはできそうにありません。

本社が無事とは限らない

また、こういった大規模災害の場合、営業所のみならず、本社が被災することもあります。
電源の落ちたオフィスに出社しても、一向に被害状況が把握できない。
そんないら立ちの中、会社を復旧させなくてはなりません。

それは誰がやるのでしょうか？
社長？部長？総務？
いずれにしても、連絡が途絶えてしまえば、指揮命令系統は機能しません。

• 素早く被害状況を確認し、
• 現場への支援の要否、内容を検討し、
• 実行に移す

といった複雑な意思決定を行わなければならないのに、
分断された「個人」になってしまったとき、会社という組織はその体をなさなくなってしまいます。

 

瞬時で安否確認を行う仕組み

そこで必要となるのが、まずは社員の安否を確認する仕組みとなります。
どれだけの社員が、動ける状態にあるのか。
はたまた、動けない状態にあるのか。
彼らに何かしらの支援が必要なのか、そうでないのか。
こういった初動を瞬時に行う仕組みが必要となります。

安否コール

そこでお勧めしたいのが、安否コールというサービスです。
このサービスを契約していただくと・・・・

STEP1.地震・津波情報を気象庁から取得

気象庁からの災害情報をダイレクトにキャッチし、一定以上の災害に際しては、登録された社員の携帯電話に一斉メールが流れます。
早目の情報入手により、携帯キャリアによる通信制限がかかる前に、社員の携帯電話に安否確認メール送信を目標としています。

STEP2.メールに張られたリンクにアクセス

各社員は、送られたメールに張られたリンク先にアクセスします。
この際、IDやパスワードの入力は不要。
いざというときに、IDやパスワードを思い出せなければ意味がありませんから、容易なアクセスを重視しています。
入力項目も最小限で、1分もかかりません。

STEP3.管理者側では一覧で集計

管理者サイドでは、一覧で集計された画面を確認できます。
GPS機能もあるため、どの社員がどこにいるか、トラックや営業車がどこにいるかがパソコンなどから確認できます。
仮に、管理者が会社に行けない外出先での災害でも、手持ちのデバイスからアクセス可能です。

 

また、こういった機能は、日ごろ使う機会が少ないと忘れられがちです。
アンケート機能などがありますので、日常的にこういった機能を使うことで意識することができたり、
家族の登録もできるため、家族間の安否確認にも活用できます。

 

納得感のある価格

こういった仕組みは、日常の業務を効率化してくれたり、
営業成績を上げてくれるものではないだけに、
導入のハードルは決して低くないと思います。

実際に、同種のサービスを契約されている企業においても、
コストダウンができないかを模索されていると思われます。

この安否コールは、
100IDまでなら、